Comment faire du 5S quand tout le monde travaille différemment ?

Cher Gemba Coach,
Comment mettre en œuvre le 5S dans notre petit atelier en pleine croissance où les opérateurs ont la conviction que tout le monde fait les choses un peu différemment ?

Tout le monde fait toujours les choses un peu différemment. C’est toute l’idée. L’un des piliers d’un 5S réussi est la possibilité pour chacun de trouver ce dont il a besoin – un outil, une pièce, un document – les yeux fermés. Mais la réelle intention du 5S est d’amener l’équipe à s’accorder sur
des routines qui permettent un travail standard fluide et transparent.
Faisons un graaaaand pas en arrière. Quelle différence y-a-t-il entre ces deux cercles oranges ?

Vous pouvez aller voir ces autres superbes illusions du Dr. Pascale Michelon. Vous pouvez aussi vous demander laquelle de ces deux lignes est la plus longue :

Celle-ci est tout droit sortie du livre de Taiichi Ohno « Workplace Management » – dès le début.

Quand vous regardez de telles illusions, pensez-vous que :

1. Votre cerveau vous fait croire à de fausses impressions.
2. Votre cerveau fonctionne parfaitement et vous l’avez piégé.

La réponse est 2. Votre cerveau fonctionne parfaitement lorsqu’il interprète le monde extérieur et vous le trompez en le mettant dans des conditions inhabituelles et rares. Le fait est qu’il n’y a pas de pensée sans raisonnement.
Nous avons tendance à penser que nous voyons d’abord, et interprétons ensuite. Mais en vérité, nous pensons et interprétons en même temps. Il y a toutes sortes de phénomènes cognitifs qui se produisent en regardant et, en fait, les ⅔ de notre cerveau sont impliqués avec la vision, et jusqu’à 30 % du cortex qui lui sont dédiés (et seulement 8 % pour le toucher et 3 % pour l’audition).

Voir, c’est croire

Parce qu’il n’y a pas de filtre sur notre vision, nous croyons ce que nous voyons, instantanément et sans questions. C’est pourquoi il est si important de clarifier une présentation visuelle. Quand on commence à regarder quelque chose, on y réfléchit déjà. L’important ici, c’est que vous ne
raisonnez pas de la même manière en regardant que vous ne le feriez par le toucher ou la parole.

Le Lean a une longue tradition à ce sujet, et le Sensei de mon père citait son propre Sensei en disant : « Utilisez vos pieds, vos mains, vos yeux pour voir les faits réels par vous-même avec le Genchi Genbutsu :
● Ne demandez pas aux personnes ! Demandez aux choses
● Ne regardez pas avec vos yeux ! Regardez avec vos pieds !
● Ne réfléchissez pas avec votre cerveau ! Réfléchissez avec vos mains »

Il en résulte que la façon dont les éléments du travail sont positionnés visuellement a un impact sur la façon dont le travail est effectué et sur la façon dont nous y réfléchissons. Le deuxième mécanisme à considérer est l’accoutumance. Quand nous faisons quelque chose de répétitif, le cerveau l’intériorise et arrête d’y penser. Vos mains ouvrent le tiroir pour trouver les cuillères à thé sans réfléchir – et vous ne recommencerez à réfléchir que si elles ne s’y trouvent pas.
Encore une fois, c’est logique, nous ne voulons clairement pas avoir à penser à tout en permanence.
L’inconvénient de l’accoutumance est que nous perdons de vue les signaux faibles et avons tendance à procéder comme si tout était normal, même s’il y a des signes que quelque chose ne tourne pas rond – ce qui, en général, aboutit plus tard à des problèmes.

En Lean, nous avons deux principaux outils visuels :
● Le 5S, qui forme les habitudes – nous voulons que les bonnes choses soient au bon endroit afin de travailler intelligemment.
● Le Kanban, qui rompt les habitudes – nous devons suivre le Kanban et nous assurer que chaque livraison selon le Kanban a la bonne qualité, ce qui exige de l’attention, du questionnement et de la réflexion.
Le 5S est une méthode qui sert à faire converger l’équipe vers le meilleur environnement visuel pour travailler efficacement. Ce n’est pas quelque chose qu’on implémente, c’est une méthode que vous enseignez. Ce n’est pas quelque chose qu’on fait aux gens, c’est une discipline qu’ils apprennent.

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Traduit de l’Anglais par François Lopez, Marc-Antoine Guichard.
Source (anglais) : https://www.lean.org/balle/DisplayObject.cfm?o=4969

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